الاستعداد لموسم التجديد قبل أن يحلّالاستعداد لموسم التجديد قبل أن يحلّ

لكل عقد تاريخ انتهاء، وكان معروفاً يوم توقيعه. لا يبدو موسم التجديد مفاجئاً إلا عندما تعيش التواريخ في جدول بيانات لا يفتحه أحد حتى الشهر السابق.

قبل تسعين يوماً

• أدرج كل عقد ينتهي خلال التسعين يوماً القادمة، بحسب المبنى.
• لكل عقد، دوّن الشروط الحالية وأي طلبات مفتوحة وتاريخ سداد المستأجر.
• قرّر أي التجديدات يحتاج إلى محادثة وأيها يمكن أن يكون عرضاً مباشراً.

قبل ستين يوماً

• أرسل مراسلة التجديد بالشروط المقترحة. احفظها مع سجل العقد ليراها من يأتي بعدك.
• ضع علامة على المستأجرين الذين لم يردّوا خلال أسبوعين.
• أغلق طلبات الصيانة المفتوحة قبل محادثة التجديد، لا بعدها.

قبل ثلاثين يوماً

• أكّد التجديدات الموقعة وحدّث حالة توفر الوحدة.
• في حالات عدم التجديد، ابدأ إجراءات المغادرة وأدرج الوحدة للتأجير.
• سلّم أي شروط متغيرة إلى المالية من السجل، لا عبر البريد الإلكتروني.

لماذا يهم السجل

كل خطوة من هذه سهلة وحدها. الصعب أن تنفذها لمئتي عقد في وقت واحد والهاتف يرن. وعندما يجتمع العقد وطلبات المستأجر ومحادثة التجديد في سجل واحد، تُستخرج القائمة من السجل مباشرة، وتصل التذكيرات ضمن العمل اليومي بدل أن تكون مهمة منفصلة يتذكرها أحد.

اقرأ أيضاً:

• بدائل MRI Software لإدارة تجديد عقود المستأجرين
• ما برنامج إدارة العقارات الذي يتيح للمستأجرين دفع الإيجار عبر تطبيق؟