Chaque bail a une date de fin, connue dès sa signature. La saison des renouvellements ne paraît soudaine que lorsque les dates dorment dans un tableur que personne n’ouvre avant le mois précédent.
À 90 jours
- Listez chaque bail qui arrive à échéance dans les 90 jours, par immeuble.
- Pour chacun, notez les conditions actuelles, les demandes en cours et l’historique de paiement du locataire.
- Décidez quels renouvellements demandent une discussion et lesquels peuvent faire l’objet d’une offre directe.
À 60 jours
- Envoyez la proposition de renouvellement. Conservez-la dans le dossier du bail pour que la personne suivante la voie.
- Signalez les locataires sans réponse sous deux semaines.
- Réglez les demandes de maintenance en cours avant d’ouvrir la discussion de renouvellement.
À 30 jours
- Confirmez les renouvellements signés et mettez à jour la disponibilité du lot.
- Pour les non-renouvellements, lancez le processus de départ et remettez le lot en location.
- Transmettez les conditions modifiées à la finance depuis le dossier, pas par e-mail.
Pourquoi le dossier compte
Chacune de ces étapes est simple. Ce qui est difficile, c’est de les mener pour deux cents baux à la fois pendant que le téléphone sonne. Quand le bail, les demandes du locataire et la discussion de renouvellement sont dans un seul dossier, la liste se construit d’elle-même et les rappels font partie du travail.
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